Oct 06, 2022
Veel mensen hebben het gevoel amper tijd te hebben om hun werk af te krijgen. Ze lopen van meeting naar meeting en komen niet aan hun eigenlijke job toe. Herkenbaar? Met deze tips krijg je terug grip op je tijd en je productiviteit.
What works for you?
Onze wereld wordt gestuurd door cycli; denk maar aan de seizoenen, dag en nacht, eb en vloed ... “Wat heeft dat met productiviteit te maken?” hoor ik je denken. Wel, ons lichaam en onze aandacht zijn ook onderhevig aan cycli, zoals onze hormonen en ons waak-slaapritme. Ga voor jezelf na wanneer jouw aandacht het scherpst is en jij het productiefst bent. Reserveer die momenten voor taken die jouw focus vereisen.
Stoorzenders
Het blijft een hardnekkige mythe, maar multitasking bestaat niet. Door taken sequentieel af te werken, verbeter je niet enkel je focus, maar lever je ook inhoudelijk kwalitatiever werk af. Veel werkplekken zijn tegenwoordig openlandschapsomgevingen. Hoewel het bevorderlijk is voor teamspirit, is het nefast voor focus. Durf jezelf dus afzonderen wanneer je geconcentreerd aan iets moet werken zodat je aandacht niet afgeleid wordt.
Meeting mania
In meetings wordt vaak eindeloos gepalaverd, zonder dat er concrete resultaten of acties uit voortkomen. Probeer zo veel mogelijk via Teams te bespreken en enkel vergaderingen in te plannen wanneer je meerdere mensen rond dezelfde tafel moet krijgen. Gebruik deze simpele afspraken om meetings to the point houden:
- Zorg dat de doelstelling en verwachtingen van de meeting vooraf voor iedereen duidelijk zijn.
- Reserveer enkel de tijd in die nodig is, tijdsdruk helpt om de focus te bewaren. Stand-up meetings kunnen ook helpen om de vergadertijd te beperken.
- Meeting minutes zijn belangrijk voor opvolging en accountability. Spreek op voorhand af wie de meeting minutes zal schrijven, benut hiervoor de sterktes en voorkeuren van je teamleden.
- Zorg voor buffertijd tussen meetings, om even te ontkoppelen tussen de verschillende onderwerpen of een sanitaire stop te houden.
- Een vaste set-up kan helpen om vergaderingen te structureren. Houd bijvoorbeeld jaarlijks of halfjaarlijks een strategische meeting om na te gaan of de strategie gevolgd wordt en die voor het komende jaar te bespreken. Tactische meetings, waarbij je de strategie vertaalt naar strategische acties, kun je op kwartaalbasis houden. Operationele vergaderingen, voor dagelijkse check-ins beperk je best tot een kwartier of een halfuur.
Bewuster met tijd omgaan is niet alleen nuttig om vergaderingen beter te stroomlijnen maar kan je ook helpen om je focustijd beter te benutten en zo je productiviteit te verhogen.
Al onze blogposts komen tot stand in samenwerking met onze leden en partners.
