Agendabeheer
De tijd kunnen we niet controleren, maar onze agenda kunnen we wel onder controle krijgen.
- Overloop elke ochtend je agenda. Reserveer minstens 1/3 van je dag voor focustijd om aan belangrijke taken te werken. Boek ook op voorhand voldoende ruimte in om aan projecten met een deadline te werken. Dit kan manueel, of met de functie ‘Focus Time’ van Outlook.
- Kleurencodes kunnen helpen om werk- en familietijd af te bakenen. Zo houd je overzicht en balans.
- Zorg dat je directe medewerkers zicht hebben op jouw agenda, zodat ze efficiënt meetings kunnen inboeken.
- Reminders zijn nuttig voor belangrijke toekomstige zaken. Ga aan het begin van je dag door je reminders, en plan diegene die naderen concreet in.
E-mailverkeer
Helemaal komaf maken met e-mail is niet realistisch, maar met enkele afspraken kun je het gebruik ervan wel optimaliseren.
- Maak duidelijk waar je wel en niet voor je in Cc moet staan.
- Neem jezelf voor om binnenkomende mails die minder dan tien minuten tijd kosten, meteen af te werken.
- Mails die meer dan tien minuten vereisen, kun je inplannen in je agenda. Dit kan handmatig of rechtstreeks door je mail naar je agenda te slepen.
- Maak duidelijke afspraken voor mails die tijdens je vakantie opvolging vereisen; door bijvoorbeeld een duidelijke boodschap in het onderwerp te zetten.
- Je kunt een kleurencode toewijzen aan inkomende mails per categorie of type opvolging.
- Gedane zaken kun je in een ‘done’-map slepen. Je kunt die map dan maandelijks leegmaken. Mails met belangrijke info, kun je in een gepaste map bewaren.
Bonus tip: Focus met Forest
Zorg ervoor dat je niet afgeleid bent wanneer je gefocust moet zijn. Dat kan bijvoorbeeld met Forest: je legt bomen of bossen aan als je gedurende een bepaalde tijd gefocust werkt. Maar een traditionele keukenwekker werkt ook!
Door grip te krijgen op je agenda en je e-mails, kun je van een potentiële vijand een waardevolle vriend maken.
Al onze blogposts komen tot stand in samenwerking met onze leden en partners.
