Jan 06, 2022

Houd je agenda en mail te vriend

Either you run the day, or the day runs you. Sommige mensen durven amper hun agenda en inbox te openen, uit schrik voor een overrompeling. Deze tips helpen om efficiënter te werk te gaan en het overzicht te bewaren.

Blog07-EfficienteAgendaEnEmail

Agendabeheer

De tijd kunnen we niet controleren, maar onze agenda kunnen we wel onder controle krijgen.

  • Overloop elke ochtend je agenda. Reserveer minstens 1/3 van je dag voor focustijd om aan belangrijke taken te werken. Boek ook op voorhand voldoende ruimte in om aan projecten met een deadline te werken. Dit kan manueel, of met de functie ‘Focus Time’ van Outlook.
  • Kleurencodes kunnen helpen om werk- en familietijd af te bakenen. Zo houd je overzicht en balans.
  • Zorg dat je directe medewerkers zicht hebben op jouw agenda, zodat ze efficiënt meetings kunnen inboeken.
  • Reminders zijn nuttig voor belangrijke toekomstige zaken. Ga aan het begin van je dag door je reminders, en plan diegene die naderen concreet in.

E-mailverkeer

Helemaal komaf maken met e-mail is niet realistisch, maar met enkele afspraken kun je het gebruik ervan wel optimaliseren.

  • Maak duidelijk waar je wel en niet voor je in Cc moet staan.
  • Neem jezelf voor om binnenkomende mails die minder dan tien minuten tijd kosten, meteen af te werken.
  • Mails die meer dan tien minuten vereisen, kun je inplannen in je agenda. Dit kan handmatig of rechtstreeks door je mail naar je agenda te slepen.
  • Maak duidelijke afspraken voor mails die tijdens je vakantie opvolging vereisen; door bijvoorbeeld een duidelijke boodschap in het onderwerp te zetten.
  • Je kunt een kleurencode toewijzen aan inkomende mails per categorie of type opvolging.
  • Gedane zaken kun je in een ‘done’-map slepen. Je kunt die map dan maandelijks leegmaken. Mails met belangrijke info, kun je in een gepaste map bewaren.

Bonus tip: Focus met Forest

Zorg ervoor dat je niet afgeleid bent wanneer je gefocust moet zijn. Dat kan bijvoorbeeld met Forest: je legt bomen of bossen aan als je gedurende een bepaalde tijd gefocust werkt. Maar een traditionele keukenwekker werkt ook!

Door grip te krijgen op je agenda en je e-mails, kun je van een potentiële vijand een waardevolle vriend maken.


Al onze blogposts komen tot stand in samenwerking met onze leden en partners.

Insights

Knowledge shared is knowledge multiplied

Jun 02, 2022

Het einde van multitasking

Waarom multitasking nefast is voor de productiviteit + vijf tips voor een beter digitaal welzijn

Read more

May 03, 2022

Vergroot impact met game-based learning

Waarom inzetten op game-based learning bij werknemers?

Read more
Coming to ADM sessions is a great opportunity to meet people from different backgrounds & organisations, to learn a lot on a wide variety of topics & to share insights with other professionals

Bruno Bogaerts

Head of Interactive Division and of Member of Management Team, B·U·T

Mar 28, 2022

Sprekende beelden, vijf tips

Til je visuele communicatie naar een hoger niveau met vijf extra tips

Read more

Mar 14, 2022

Wacht niet tot het te laat is

Hoe ben je als organisatie voorbereid op hackers en cyberaanvallen

Read more

Feb 25, 2022

HR, de hoeksteen van inclusie

Het inclusiebeleid binnen je bedrijf is allesbepalend voor een inclusieve organisatie

Read more

Feb 09, 2022

Sprekende beelden, de basics

Til je foto's naar een hoger niveau (en dus ook je visuele communicaties)

Read more