Jan 06, 2022

Houd je agenda en mail te vriend

Either you run the day, or the day runs you. Sommige mensen durven amper hun agenda en inbox te openen, uit schrik voor een overrompeling. Deze tips helpen om efficiënter te werk te gaan en het overzicht te bewaren.

Blog7-EfficienteAgendaEnEmail

Agendabeheer

De tijd kunnen we niet controleren, maar onze agenda kunnen we wel onder controle krijgen.

  • Overloop elke ochtend je agenda. Reserveer minstens 1/3 van je dag voor focustijd om aan belangrijke taken te werken. Boek ook op voorhand voldoende ruimte in om aan projecten met een deadline te werken. Dit kan manueel, of met de functie ‘Focus Time’ van Outlook.
  • Kleurencodes kunnen helpen om werk- en familietijd af te bakenen. Zo houd je overzicht en balans.
  • Zorg dat je directe medewerkers zicht hebben op jouw agenda, zodat ze efficiënt meetings kunnen inboeken.
  • Reminders zijn nuttig voor belangrijke toekomstige zaken. Ga aan het begin van je dag door je reminders, en plan diegene die naderen concreet in.

E-mailverkeer

Helemaal komaf maken met e-mail is niet realistisch, maar met enkele afspraken kun je het gebruik ervan wel optimaliseren.

  • Maak duidelijk waar je wel en niet voor je in Cc moet staan.
  • Neem jezelf voor om binnenkomende mails die minder dan tien minuten tijd kosten, meteen af te werken.
  • Mails die meer dan tien minuten vereisen, kun je inplannen in je agenda. Dit kan handmatig of rechtstreeks door je mail naar je agenda te slepen.
  • Maak duidelijke afspraken voor mails die tijdens je vakantie opvolging vereisen; door bijvoorbeeld een duidelijke boodschap in het onderwerp te zetten.
  • Je kunt een kleurencode toewijzen aan inkomende mails per categorie of type opvolging.
  • Gedane zaken kun je in een ‘done’-map slepen. Je kunt die map dan maandelijks leegmaken. Mails met belangrijke info, kun je in een gepaste map bewaren.

Bonus tip: Focus met Forest

Zorg ervoor dat je niet afgeleid bent wanneer je gefocust moet zijn. Dat kan bijvoorbeeld met Forest:  je legt bomen of bossen aan als je gedurende een bepaalde tijd gefocust werkt. Maar een traditionele keukenwekker werkt ook!


Door grip te krijgen op je agenda en je e-mails, kun je van een potentiële vijand een waardevolle vriend maken.

Insights

Knowledge shared is knowledge multiplied

Dec 22, 2021

Inclusion: het belang van een allround benadering

Het ontwikkelen van een correct inclusiebeleid

Read more
The warm feeling of sharing experiences at ADM is what I take back to my job

Tom De Leeuw

Stafmedewerker CIO Office, VDAB

Dec 09, 2021

Online veiligheid begint bij awareness

Cybersecurity hoort op de agenda van het gehele management

Read more

Nov 29, 2021

The productive home office

It takes some small steps to improve your work-life balance and increase your productivity at home.

Read more

Nov 25, 2021

"Als ik later groot ben"

Een ambitie als CEO of ondernemer, is het iets voor mij?

Read more

Nov 25, 2021

De kunst van het netwerken

Tips om de kunst van het netwerken te leren

Read more

Nov 25, 2021

Welcome to "Insights"

Vanaf vandaag delen we insights en leermomenten met jullie!

Read more